Timecare-pool är en databas som Piteå kommun använder till jobbförfrågningar för springvikarier. Stöd och omsorg, utbildningsförvaltningen samt äldreomsorgen har infört systemet och tanken är att bygga ut det till alla förvaltningar som använder sig av springvikarier, enligt Helene Sundberg, chef för bemanningsenheten inom äldreomsorgen.
Hela processen är databaserad.
Styr tillgänglighet
– Vi lägger upp springvikarierna i en databas och knyter dem till de arbetsplatser som de är introducerade i. Vikarien går sedan själva in och lägger in hur de är tillgängliga och kan jobba, säger Helene Sundberg.
Inom äldreomsorgen rör det sig om 400 till 600 springvikarier.
När det kommer in en beställning söker bemanningsenheten en matchning.
– Då skickas det ut en smsförfrågan till vikarien, säger Helene Sundberg.
Akut behov
Förfrågan går till en vikarie i taget när det handlar om vikariat som inte är akuta. Vid brådskande förfrågningar går ett sms ut till flera personer som angett sig som tillgängliga.
– Då är det den som först svarar som får passet och det går ut ett sms till resten att passet är tillsatt. Är det längre fram i tiden då skickar vi ut till en och en. Då inväntar vi ett par timmar innan vi går vidare till nästa, förklarar Helene Sundberg.
Vid korttidsfrånvaro under 14 dagar sprids passen ut mellan springvikarierna och vid frånvaro över 14 dagar tillsätts passen enligt laslistan.
Central enhet
Äldreomsorgen införde databasen för ett år sedan och allt eftersom har grupperna fått ansluta sig.
– Syftet är att ha en central beställningsinstans för hela äldreomsorgen och då får vi en bättre överblick över hur vikarierna jobbar. Fördelen är att vi ser alla vikarier och det blir en mer effektiv bokning av samma anställd som kan jobba i flera förvaltningar. Det ser också till att de inte jobbar för mycket. Arbetslivslagen ligger som grund och som spärrar för övertid samt reglerar veckovila och dygnsvila. Det som vi tidigare behövde ha i huvudet sköter nu datorsystemet om, säger Helene Sundberg.
Positiva
Facket är positiv till systemet.
– De synpunkter som har kommit fram är att vikarier inte satt sig tillgängliga när de behövs. Men det här är ett system som alla andra och det måste sätta sig innan det fungerar ordentligt. Jag skulle säga att det är barnsjukdomar och det finns de som inte behärskar systemet än, men det handlar om en vanefråga. Jag tror att det är ett bra sätt, säger Erland Eriksson, ordförande för Kommunal i Piteå.