Det är KPMG som granskat Piteå kommuns upphandlingar och inköp. Genom intervjuer och stickprovskontroller kan revisionsbyrån konstatera att inköpen i flera fall inte sker i enlighet med lagstiftningen.
Det finns inget verktyg för att få en helhetsbild över avtalstroheten då uppföljningar måste ske manuellt. Men genom djupanalyser av två utvalda områden framträder en nedslående bild.
När det gäller arbets- och skyddskläder har det under 2019 gjorts inköp utanför ramavtal för drygt 1,1 miljoner kronor hos 61 olika leverantörer. Det är 19 procent av den totala andelen inköp.
Som exempel nämns inköp hos Brinab AB för 251 600 kronor, Beijer byggmaterial, 70 900 kronor, Sportringen i Piteå, 69 100 kronor och Tools Sverige AB, 65 500 kronor. Det har inte genomförts någon upphandling med dessa leverantörer.
När det gäller möbler, som också granskats, har det också skett inköp utanför ramavtal i storleksordningen 1,1 miljoner kronor under 2019 –12 procent av samtliga möbelinköp. Det har gjorts beställningar hos 18 olika leverantörer som saknar avtal. Av dessa har de lokala företagen Bloms möbler i Piteå, 143 100 kronor, och Rosviks trädgårdsmöbler, 138 600 kronor, varit mest populära.
"Utifrån de stickprovskontroller som genomförts kan vi konstatera att det gjorts en mängd inköp där det saknats upphandling och avtal exempelvis Bloms möbler AB och Brinab AB", skriver KPMG.
Under år 2018 köpte Piteå kommun in varor och tjänster för 1,1 miljard kronor. 100 000 fakturor från drygt 2 900 leverantörer har hanterats. Ungefär 600 av Piteå kommuns 4 000 anställda har rätt att beställa, men revisorerna konstaterar att betydligt fler än så gör inköp genom att använda någon annans beställningsnummer.
"Att begränsa antalet beställare exempelvis genom att utse ”certifierade beställare”, det vill säga utsedda personer som beställer varor, skulle med stor sannolikhet öka avtalstroheten och spara pengar åt kommunen."
KPMG rekommenderar kommunen att se över hela sin inköpsprocess och stärka den interna kontrollen för att säkerställa att ramavtal används. Där ingår bland annat att införa ett e-handelssystem.
"Det är mycket troligt att ett e-handelssystem skulle kunna verifiera avtalstroheten i kommunen samt att avtalstroheten per automatik skulle bli bättre eftersom systemet kopplar respektive vara, produkt, tjänst till rätt avtalsleverantör."