Kommunen har haft ramavtal med Tomas Riklund AB och Helikopter brand design AB. Enligt avtalet skulle bolagen konkurrera om priset vid varje ny beställning av kommunikationstjänster.
– Felet med det tidigare avtalet var att det blev för omständigt, säger Rebecka Granström på kommunens inköpsavdelning.
När kommun upphandlade om ny strategisk byrå i vintras beslutades att en leverantör skulle få huvudansvaret. Fem företag lämnade in anbud: Helikopter Brand Design och Thomas Riklund, från Piteå, Vinter i Luleå, Vinter Nordic Public Affairs och Rippler Communications i Stockholm.
– Vi har fått både lokala, regionala och nationella anbudsgivare, men det är lättast för de lokala att konkurrera om priset, säger Rebecka Granström.
Hyllar upphandlingen
Vinnaren blev Helikopter brand design.
– Det är viktigt för oss som aktörer i Piteå och Norrbotten att vi kan vara med och påverka på ett bra sätt och det känns extra viktigt att ha ett avtal med Piteå kommun, säger Daniel Wilén, varumärkesstrateg och delägare i Helikopter Brand Design.
Han hyllar kommunens nya upphandlingsmodell.
– Det är ett riktigt stort lyft. Upphandlingarna är mer transparenta, mer korrekta och mer genomtänkta, säger Wilén.
Litet mervärde
Sedan Tomas Riklund sade upp sig som marknadschef på Piteå kommun 2001 och blev pr-konsult har hans byrå dragit in mångmiljonintäkter genom sina olika uppdrag för kommunen. Trots det förlorade företaget på sitt cv.
– Han hade lägre timarvoden än Helikopter, men förlorade på grund av att vår referensgrupp tyckte att referensobjekten han skickade med inte gav oss något större mervärde. Det har inget med hans prestation att göra egentligen. Han har förmodligen fler referensobjekt som han inte har skickat in, men vi måste bedöma det som finns i anbudet, säger Rebecka Granström.
Tråkig förlust
Enligt Tomas Riklund är förlusten tråkig.
– Men så är det i tävlingar. Ibland vinner man, ibland vinner man inte, säger han.
Han har ingen kommentar till att arbetsproverna inte gav kommunen något större mervärde.
– Vi har lämnat in ett förslag. Det är de som har utvärderat det.
Hemliga bedömare
Arbetsproverna utgjorde cirka 30 procent av utvärderingen och fyra tjänstemän stod bakom bedömningen: två anställda på informationsavdelningen, en kommunikatör på en annan förvaltning samt en anställd på en fristående organisation inom Piteå kommun. Deras namn hålls hemligt i underlaget.
– Vi försökt minimera risken att anbudsgivarna upplever att vi vinklar resultatet. Vår referensgrupp har inte fått veta vilka timarvoden som är offererade eller vilka leverantörer som ligger bakom. De har bara fått bedöma referensobjekten, säger Rebecka Granström.
Men trots hemlighetsmakeriet har det inte varit svårt för tjänstemännen att lista ut vem de lokala anbudsgivarna är.
– Vi vet att Helikopter har gjort Träkronan och att Riklund har pysslat på med Svevind.
Tillägskompetens
Värdet på upphandlingen uppskattas till 1,8 miljoner kronor under en fyraårsperiod. Tillsammans med rörlig bild, nya medier, event och grafisk formgivning landar den uppskattade summan på fem till sex miljoner kronor.
De senaste tre åren har kommunen köpt pr- och informationstjänster för 8,7 miljoner kronor – varav Tomas Riklund fick merparten, se faktaruta.
– Vi har en växande informationsavdelning hos oss som kommer att göra mycket själva. Tanken är att ramavtalen vi har tecknat ska nyttjas som tilläggskompetens, säger Rebecka Granström.