Lisa Johansson, boendehandledare vid Parkens gruppbostad, loggar in och kollar vad som ska göras.
Det skramlas och pratas i köket på Parkens gruppbostad, mittemot Badhusparken. Lunchen är just avklarad och boende som ätit inne på sina rum kommer gående med välskrapade tallrikar. På väggen utanför köket hänger en pekskärm. Den ser inte märkvärdig ut, men den är nyckeln till att vardagen på boendet ska fungera.
– Ska jag jobba hos en brukare så klickar jag på den och får upp en dagsvy. Allt från morgonmedicin, dusch eller städ, ända fram till natten. Alla åtgärder har en liten ruta där man för in tider, vad man ska göra, hur man ska göra och med vilka hjälpmedel. Du ser också historiken, vem som har gjort vad under dagen, förklarar boendehandledare Helena Jonsson.
Varje månad påminns personalen om att ladda ner eller skriva ut planeringen. "Vi måste alltid ha en backup eftersom det är viktig information", säger boendehandledare Helena Jonsson, Parkens gruppbostad.
Sedan hösten 2019 lägger hon och kollegorna upp arbetet i ett digitalt system i stället för i papperspärm. Fördelarna är många, menar Helena Jonsson. Det handlar bland annat om struktur och möjligheten att lägga in påminnelser och extra information.
– Vi har till exempel vissa som inte tycker om att bli tilltalade med sitt namn, då kan jag skriva in det, säger Helena Jonsson.
Hon är precis på väg på semester när PT kommer på besök. Enligt Helena Jonsson underlättar det digitala verktyget när vikarier ska in i verksamheten. Från att ha haft olika system med whiteboards och pärmar, använder nu alla kommunens äldreboenden samma digitala lösning. Parkens gruppbostad, för äldre med funktionshinder, är ett av två LSS-boenden som har systemet i dag. Till hösten blir det fyra till.
– Man har pratat i flera år om att man vill ha det här. Att vi äntligen har det på plats känns jätteroligt, säger Klara Wallin, IT-strateg på socialförvaltningen.
Hon värjer sig för begreppet "digitalisering".
– Det handlar i stället om att se vad verksamheten behöver. Vad kan vi förbättra och vilka verktyg finns det som matchar det?
"Det finns en stor förändringsvilja och ett stort driv. Jag får önskemål och idéer från alla håll", säger Klara Wallin, om arbetet som IT-strateg på socialförvalningen.
I dag har socialförvaltningen tre e-tjänster igång. Via tjänsterna kan kommunmedborgare skicka in uppgifter till avgiftsteamet, göra en orosanmälan och återansöka om försörjningsstöd. På gång är också en e-tjänst för ansökan om insatser enligt socialtjänstlagen och LSS.
– Det ska inte ersätta något, utan vara ett alternativ för dem som vill. Man kan fortfarande komma till oss, skicka in en blankett eller ringa. Det är superviktigt för oss att det är så, just för att det ska passa alla, säger Klara Wallin.
Några minuters promenad från Parkens gruppbostad, sitter Louise Helgesson i kontoret på Strömbacka och lägger ett stort, avancerat pussel. När PT kommer på besök tar hon sig tid att prata några minuter i solskenet. Administrationen kring nästa läsårs skolskjutsar har pågått sedan i januari och i centrum står det digitala skolskjutssystemet Solen.
Louise Helgesson, skolskjutshandläggare i Piteå kommun.
– Det är ovärderlig hjälp för oss. Vi skulle inte kunna jobba utan det, säger Louise Helgesson, en av Piteå kommuns två skolskjutshandläggare.
Med hjälp av en digital karta kan handläggarna se, på metern, vilka elever som uppfyller avståndskriterierna för skolskjuts.
– Vi har avslagit ärenden där de har sju meter för kort väg. Google maps är för oprecist. För oss är det väldigt viktigt att ha ett system som mäter exakt på samma sätt, på samma punkter på husen, säger Louise Helgesson.
Elever som uppfyller avståndskriteriet beviljas automatiskt skolskjuts. Handläggarna fattar de formella besluten, berättar skolskjutshandläggare Louise Helgesson.
Elever som uppfyller avståndsgränsen beviljas automatiskt skolskjuts. Övriga får göra en särskild ansökan som prövas manuellt. Sedan återstår arbetet med att matcha elevernas tider mot taxi och buss, skicka ut beslut och ordna med busskort. Enligt Niklas Risberg, utvecklingschef på barn och utbildningsförvaltningen, är en helt automatiserad skolskjutshandläggning långt borta.
– Att vi bara skulle kunna ha ett system som sköter allt, dit kommer vi aldrig att komma. Men det är bra att ha möjligheten att automatisera beslut där det inte behöver göras en mänsklig bedömning, säger han.
”Det är bra att det inte är juridiken som sätter stopp om vi skulle hitta sätt att effektivisera”, säger Niklas Risberg om förslaget att ändra kommunallagen så att robotar och algoritmer kan fatta kommunala beslut.
Försäkringskassan, Skatteverket och Transportstyrelsen är några av de statliga myndigheter som i dag låter algoritmer fatta beslut i vissa ärenden. I mars överlämnades ett förslag till civilminister Lena Micko om att underlätta för kommuner och regioner att göra detsamma. Enligt den statliga utredningen ska kommunala nämnder kunna delegera vissa beslut till en robot eller algoritm i stället för till en handläggare. Anders Gunnare, IT-strateg på samhällsbyggnadsförvaltningen i Piteå, följer utvecklingen med intresse.
Anders Gunnare, IT-strateg på samhällsbyggnadsförvaltningen.
– Vi har ingen tanke på att införa det i närtid, däremot kommer vi såklart att vara med på banan om det blir lagkrav, säger han.
Du tror att det blir ett krav?
– Det skulle inte förvåna mig. Vi går mer och mer mot att rätt personer ska göra rätt saker, och i vissa fall kan det underlätta med automatiserade beslut, säger Anders Gunnare.
Han ser flera områden inom samhällsbyggnad där en beslutsrobot skulle kunna göra nytta.
– I all hantering av material där jag som handläggare ska bedöma: ska jag eller ska jag inte? Den bedömningen är och ska vara väldigt fyrkantig, säger Anders Gunnare.
Piteå kommun har lanserat flera nya e-tjänster under året. Bland annat för ansökan om plats på förskola och fritids.
Under året har samhällsbyggnadsförvaltningen, liksom förvaltningen för barn- och utbildning, lanserat ett flertal e-tjänster. Det handlar om allt ifrån serveringstillstånd till bygglovsärenden. Den som söker YH-utbildning kan i dag använda en e-tjänst. Men själva beslutet om antagning fattas av en handläggare som kontrollerar ifall den sökande uppfyller vissa krav.
– I den processen skulle man i stället kunna ha ett automatiserat beslut, säger Anders Gunnare.
Andra exempel gäller näringslivet, där sökande antingen uppfyller eller inte uppfyller vissa krav.
– Om ett företag vill etablera sig i Piteå kommun så ska det göras diverse ansökningar som baseras på verksamheten. Det är ett klockrent exempel där vi skulle kunna ha automatisk beslutshantering, i alla fall beslut om ansökan ska gå vidare eller inte, säger Anders Gunnare.
På samma sätt som de politiska nämnderna i dag kan delegera beslut till en tjänsteman, kan de i framtiden komma att delegera beslut till en algoritm eller robot. "Jag tror att någon förvaltning kommer att ha en sådan typ av lösning om två år", säger Ola Lidström.
Ola Lidström tvekar en liten stund i telefonen. Sedan säger han:
– Om det blir grönt ljus för förslaget, och en nämnd tar ett sådant beslut, så tror jag att vi kan ha den typen av lösning i kommunen om två år.
Som chef för Piteå kommuns utvecklingsenhet, följer Ola Lidström noga utvecklingen i andra svenska kommuner. Där finns exempel på mer eller mindre automatiserade beslut inom främst försörjningsstöd. Enligt Ola Lidström är det just inom socialförvaltningen som behovet av automatisering är som störst.
– Det är verksamheten själv som måste bedöma om det är lämpligt att införa, men det finns gigantiska behov av att få loss timmar som vi kan lägga där just människor verkligen behövs, säger han.
"I vissa fall vill vi människor möta en handläggare, medan andra nog skulle tycka att det var lika bra med en robot för då är man säker på att få en lika behandling", säger Ola Lidström, chef för utvecklingsenheten vid Piteå kommun.
Beslutsrobotar kräver extremt tydliga regelverk. Där har Piteå kommun ett jobb att göra, enligt Ola Lidström. En utmaning är också att locka till sig personal med rätt kompetens.
– Jag tror verkligen på den här typen av lösningar men vi måste kunna ta hand om dem. Det är inget vi bara snor ihop och inför på chans. Det måste vara stabilt, säger Ola Lidström.
Ser du några risker?
– Om vi kan ha ett tydligt regelverk och en stabil plattform så ser jag inte så stora risker med den här typen av lösning. När man tillför AI, att systemet ska börja förbättra sig självt och lära sig, då ser jag risker. Då kan du få system som favoriserar vissa målgrupper utifrån till exempel språk, bakgrund eller profil, säger Ola Lidström.
Å andra sidan, tillägger han:
– Det finns ju alltid risker för felbedömningar även när människor tar beslut, men det har vi ju levt med under lång tid och det börjar finnas rutiner för att hantera det.
"Du kan nå dem på distans, du är inte bunden till kontorstid eller till att en viss person måste vara på plats", säger Ola Lidström, som ser e-tjänster som ett försteg till automatiserade beslut.
När Piteå kommun anställer sin första beslutsfattande AI (artificiell intelligens) vågar Ola Lidström inte sia om.
– Tekniskt möjligt är det. Det är inte det det handlar om, utan jag tror att vi behöver ta de här stegen via e-tjänster, mot automatiserade administrativa processer, sedan vidare mot automatiserat beslutsfattande och sedan kommer AI. Det är en spännande resa och det kommer att hända jättemycket framöver, säger han.