Under 2012 och halva 2013 representerade Pite energi och Pite energi handel för 231 933 kronor totalt. Där ingår bland annat affärsluncher, luncher vid utbildningar och informationsmöten, personalfester samt jubileumsgåvor till anställda. I bokföringen finns ett kvitto för varje representationstillfälle fastsatt på ett formulär som kallas "underlag till representationsnota". Där har ansvarig fyllt i datum, syfte och deltagare.
– Det är en förutsättning för att hålla ordning och reda på det. Reglerna är ju tydliga med att det ska finnas affärssamband och vilka personer som har varit med. Vi har försökt att skapa det på ett enkelt sätt med den här mallen. Vi tycker att det fungerar ganska bra, säger Daniel Fåhraeus, vd för Pite energi.
Striktare rutiner
År 2009 sålde Vattenfall sin andel i Pite energi, som då blev kommunalt helägt. Energibolagen har kvar sin egen policy för representation, men den har anpassats efter kommunens skrivelser. Enligt Daniel Fåhraeus är rutinerna för alkoholrepresentation i regel mycket mer generösa inom det privata näringslivet.
– Det var inte lika hårt styrt. Om jag minns det rätt fanns det möjlighet att bjuda på alkohol både vid intern och extern representation, i måttliga mängder, säger han.
Hur tolkar ni policyn nu?
– Alkohol ska inte förekomma internt. Annat än vid högtidliga tillfällen, till exempel vid avtackningar eller andra jubileum.
Av det hundratal kvitton och fakturor som Piteå-Tidningen har gått igenom från energibolagen, hittar vi endast ett som vittnar om representation med alkohol. Då gäller det tre glas rödvin vid en avtackningsmiddag med 14 deltagare.
– När vi blev kommunägda anammade vi helt och fullt den kommunala biten. Det åläggs ju oss säger Daniel Fåhraeus, vd för Pite energi.
Piteå renhållning och vatten, Pireva, är ett annat kommunalt bolag som tillämpar alkoholpolicyn restriktivt. På de notor som Piteå-Tidningen gått igenom förekommer endast alkoholfri dryck.
– Pireva har inte bjudit på alkohol vid representation, även om policyn medger det under vissa förutsättningar, säger vd Åsa Bergstrand.
Bolaget brukar anordna en fest för anställda och styrelse med respektive under hösten. I november 2012 blev det en middag inklusive lättdryck och kaffe på 2Kök för 98 personer. Kvällen avslutades med konserten Great Gig på Norrmalmia. Totalt kostade evenemanget 66 500 kronor.
Seder och normer
Av Piteå hamns representationskostnader för 2012 och första halvåret 2013 gick det mesta, 92 988 kronor, under extern representation. Där ryms bland annat kundträffar och affärsluncher. I april 2012 hade bolaget ett större evenemang i Ebbenjarka, där avgående hamnchefen avtackades.
– Då bjöd vi in våra kunder och samarbetspartners, säger vd Ulrika Nilsson.
Bland hamnens stora kunder märks Smurfit Kappa, SCA, Sunpine och Sveaskog. De internationella kontakterna är viktiga för bolaget och på senare år har Piteå hamn bland annat haft täta kontakter med tyska företag inom vindkraftsbranschen. Enligt Ulrika Nilsson tillämpar Piteå hamn kommunens skrivelser om måttlighet vid alkoholrepresentation.
– Samtidigt är det viktigt att det vid vissa tillfällen finns möjlighet att följa de seder och normer som ändå är vid representation, i och med att vi representerar mot näringslivet och mot utländska kunder. Där förväntas det kanske att man ska få ett glas vin till maten när man är och förhandlar kring etableringar och annat, säger hon.
Får betala själva
Enligt Ulrika Nilsson betalar Piteå hamn aldrig för alkohol vid intern representation.
– Det har vi som policy, att vi i den interna representationen står för de delarna själva. När vi har våra interna konferenser eller åker i väg på studieresa så representerar vi aldrig med alkohol så att företaget betalar någon alkoholnota, säger hon.
Ulrika Nilsson är en av två anställda vid Piteå hamn. Därutöver arbetar två personer heltid åt företaget via hamnoperatören Shorelink.