I den granskningsrapport som sammanställts framgår att endast en av 13 granskade upphandlingar har diarieförts. Helt i strid med lagen om offentlig upphandling, Lou samt länsstyrelsens egna upprättade riktlinjer.
Syfte
Rapporten redovisades i samband med länsstyrelsens styrelse på fredagen.Totalt omfattar granskningen upphandlingar motsvarande 357 000 kronor. Syftet har förstås varit att se huruvida länsstyrelsen följer sina egna antagna mål.
I rapporten beskrivs att direktupphandlingar och avrop skett från 13 företag. Sju av dessa har överstigit beloppet 10 000 kronor. Bara i ett fall har upphandlingen diarieförts.
För resterande som samtliga understiger 10 000 kronor, finns ingen upphandlingsdokumentation av något slag.
Illa, anser revisorerna. Inte minst mot bakgrund av att de som har ansvaret dör dessa ärenden är informerade om de dokumentationskrav som finns.
Fel inställning
Revisorerna konstaterar att det tycks finnas en uppfattning om att avrop från statliga ramavtal inte behöver diarieföras. I så fall en felaktig tolkning eftersom det såväl i Lou som i den interna upphandlingspolicyn inte finns några undantag beträffande avrop.Under innevarande år förväntas emellertid förändringar när det gäller upphandlingsreglerna.
Förslaget innebär sannolikt att länsstyrelsens egen policy kan komma att omarbetas.
Förändring
Revisorerna anser att det finns all anledning att redan nu förbereda sig på förändringarna. Inte minst när det gäller ökade krav på dokumentation och diarieföring.Både när det gäller direktupphandlingar och avrop.
"Inte följts"
I sin bedömning skriver revisorerna bland annat:"Granskningen visar att Lagen om offentlig upphandling och länsstyrelsens upphandlingspolicy inte har följts beträffande dokumentation och diarieföring när det gäller direktupphandling av IT-tjänster till lågt värde".