2005 kritiserade kommunrevisionen Älvsbyns kommun för att sakna riktlinjer för sin representation. En policy fastställdes men det tog sju år innan slarvet upphörde. I kommunens policy står klart och tydligt att namn och organisationstillhörighet ska redovisas på samtliga fakturor, detta tillsammans med representationssyftet. Under 2011 slarvade kommunen framförallt med det sistnämnda, men även med vilka som var närvarade vid olika tillfällen.
- Tidigare hanterade vi fakturorna manuellt, det kan hända att det finns slarv från den tiden. Nu skannar vi alla fakturor i ett datasystem, då går det inte att attestera om det inte finns en anteckning, säger Ulla Lundberg.
Nytt system
Under våren 2011 introducerades ett helt nytt system för hanteringen av representation. Andra halvan av året gick åt till att skola in kommunens anställda i systemet.
Men från och med årsskiftet 2011/12 var det skarpt läge. Det nya digitala sättet att hantera fakturor på har medfört att slarvet upphört eftersom betalningen inte går igenom om representationsansvarig inte gör en anteckning. Enligt Ulla Lundberg beror inte det tidigare slarvet på fusk utan man har helt enkelt glömt att redovisa allt, något man blir påmind om med den elektroniska lösningen.
- Nya system ger nya möjligheter, men man måste våga lita på det också. Vi kan inte vara så misstänksamma mot våra anställda att vi dubbelkollar allt. Det finns regler, och alla är informerade om hur de ska följas, konstaterar hon.
Låga kostnader
När det gäller representationskostnader ligger Älvsbyns kommun på en lägre nivå än jämnstora kommuner. Ett exempel är västgötska Tibro som under 2011 använde 669 000 kronor till representation, att jämföra med Älvsbyns 385 000 kronor.
- Generellt har vi låg representation, vi är sparsamma. Man ska tänka sig för innan man representerar, men det är också ett sätt att marknadsföra kommunen. Det finns inga direktiv utan det är bara gott omdöme som gör att vi ligger på den nivån, säger Ulla Lundberg.