Det var i oktober som det skickades handlingar gällande två barn till fel personer i Älvsbyns kommun. Det var först när de föräldrar som tog emot handlingarna satt och läste dem som de till slut förstod att det inte gällde deras barn då saker och ting inte verkade stämma. Personnumren var exempelvis fel.
Felet verkar ligga hos en konsult som beskriver att det var svårt att hitta adressen till den vårdnadshavare där barnen inte var folkbokförda. Konsulten letade en annan lösning för att hitta adressen och använde sig av folkbokföringssystemet infotorg där konsulten hittade ett namn som överensstämde med faderns, han var boende i Älvsbyns kommun samt hade barn med samma namn och i samma ålder.
"Som handläggare måste jag i det läget även kontrollera att personnummer överensstämmer med aktuella klienter och inte bara att namnet på vårdnadshavare och barn överensstämmer. Då detta inte sker från min sida blir den allvarliga konsekvensen att adresseringen blir felaktig", skriver konsulten om sitt agerande.
Vårdnadshavaren till barnen det faktiskt gäller tycker det känns otryggt att någon annan läst utredningen som berör dennes barns livssituation.
Bedömningen som signerats av socialchef Hans Nyberg och enhetschef Nataliya Renlund är att allvarlighetsgraden av händelsen bedöms vara på "nivå 4", katastrofal, och att sannolikheten att det händer igen "nivå 2", liten. Sammantaget bedöms händelsen vara ett allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah.
Utredningen konstaterar bristande kunskaper om verksamhetssystemet Viva hos enskilda handläggare och brister i kvalitetssäkring om att personnummer på barnen överensstämmer med barnen i de aktuella utredningarna. Rutinerna bedöms också vara svåråtkomliga.
Sedan händelsen har samtliga medarbetare fått information och påminnelse om att kontrollera kontaktuppgifter innan information lämnas ut. Specialisthandläggare har också dialog med samtliga barnhandläggare inom STIF om vikten av att säkerställa att informationen lämnas till rätt vårdnadshavare och upprättat en checklista för att säkerställa att sekretessuppgifter inte röjs.
Utöver de åtgärderna ska socialtjänster också bland annat uppdatera introduktionschecklistan till nyanställda med punkten kontroll av kontaktuppgifter och införa en stående punkt om det på arbetsplatsträffar varje månad.