Det är en teknikalitet som gör att allmänheten tappar insyn i politiken. Tidigare har det funnits en samverkan mellan facken och kommunen. Då blev alla handlingar allmänna i samband med att de skickats till ut till facken. När det inte längre görs väljer kommunen att inte diarieföra alla handlingar. Då behöver de inte lämnas ut innan protokollet justerats en till två veckor efter sammanträdet.
– Det är egentligen inte ett beslut utan snarare en konsekvens av att vi inte längre har samverkansavtal med facken. När handlingen skickas till en annan aktör så blir den allmän. Nu skickas den inte utan då betraktar vi den som upprättad först när ärendet har slutbehandlats av kommunstyrelsen, säger Anna Lindberg, kommunchef.
Att en handling är allmän betyder att kommunen måste lämna ut den till allmänheten på begäran enligt lag. Inför måndagens möte handlar det om fem ärenden som inte är allmänna handlingar. Det betyder inte att de är hemliga eller inte får lämnas ut, men lagkravet på att man måste är borta.
– Jag förstår att det har varit bra för er att ni kunnat ta del av handlingarna tidigare. Det har varit en fördel. Men vi väljer att gå på den här tolkningen, säger Anna Lindberg.
Kan du motivera varför det här valet är bättre än att ni delar med er av handlingarna?
– Bättre och bättre. Jag säger så här. Det här är en tolkning vi gör. Vi måste jobba utifrån våra rutiner. Vi väljer att göra tolkningen av tryckfrihetsförordningen att det inte är en allmän handling, säger kommunchefen.
Kommunen har möjlighet att lämna ut handlingarna. Kommunchefen motiverar valet att inte göra det med att de inte gör skillnad mellan dokument.
Är det ingen skillnad på vanliga handlingar och kommunstyrelsens beslutsunderlag?
– Det är så vi hanterar alla dokument. Jag tycker inte det försämrar insynen för medborgarna. Det här är information de kommer att kunna ta del av när protokollen är justerade efter att man har hanterat ärendet på kommunstyrelsen, säger Anna Lindberg.
Hon påpekar att kommunen ofta väljer att kommunicera själva kring ärenden. Att det handlar om de ärenden som kommunen själva väljer ut och att det inte finns någon möjlighet att granska handlingarna bakom det förrän flera veckor senare ser inte kommunchefen som ett problem.
– Oftast så avviker inte handlingarna från det som kommunen kommunicerat, säger Anna Lindberg.
Kan man verkligen säga det efter hösten med LVU-skandalen?
– Ja det tycker jag.
Moderaterna gick till val på öppenhet i politiken på sitt valprogram. Kommunalråd Johan Dahqlvist (M) förstår inte vad som skulle vara en försämring i öppenheten då de inte gjort någon förändring i styrdokumenten.
Tycker du inte att det försämrar öppenheten i praktiken?
– Vi måste ju följa våra styrdokument. Här står klart och tydligt att det "enligt tryckfrihetsförordningen betraktas som allmän handling först när de gått genom den processen". Den vägen har vi inte gått med de här handlingarna nu så då är de istället arbetsmaterial, säger Johan Dahlqvist.
I sitt valprogram skriver Moderaterna "Öppenheten inom politiken ska förbättras, vi företräder medborgarna".
Hur tycker du det går ihop med detta?
– Jag tycker vi är jätteöppna med allt vi gör. Jag har många exempel jag kan dra, säger Johan Dahlqvist.
I styrdokumentet står inte något om att det enbart är allmänna handlingar som får lämnas ut från kommunen. Nämndens ordförande kan själv välja att dela handlingarna med allmänheten. Så gör man exempelvis i grannkommunen Piteå.
– Jag kan ju inte säga åt de andra att de inte får lämna ut handlingar och sen göra det själv bara för att Piteå-Tidningen ska bli nöjd, säger Johan Dahlqvist.
Varför säger du åt andra att de inte får lämna ut handlingar?
– Du vet vilken höst vi har haft. Jag tycker det har varit opassande med handlingar som folk har skickat runt. Ska det sen vara jag som går och sprider handlingar? Det kan jag ju inte göra, säger Johan Dahlqvist.
Har du inget intresse av att lösa situationen?
– Nej, nu märker jag att du letar negativt i allting. Det säger jag inte. Jag måste få kolla upp det först för jag kan inte allt det här. Jag vill göra det rätt och riktigt, säger Johan Dahlqvist.