Piteå-Tidningen har i flera artiklar kunnat avslöja hur Älvsbyns kommun genomfört direktupphandlingar av konsulttjänster som passerar direktupphandlingsgränsen. I ett fall fick kommunens skattebetalare stå för merkostnaden när Tillväxtverket drog in ersättning efter en granskning. I ett annat fall sänkte konsulterna sin ersättning med 600 kronor i timmen när tjänsterna till slut upphandlades och kommunen frågade flera leverantörer.
Sedan granskningen inleddes i november har Älvsbyns kommun genomfört flera åtgärder för att åtgärda problemen. Det menar Magnus Nordström, kommunchef.
– Med facit i hand skulle vi naturligtvis haft ramavtal med betydligt fler konsultföretag redan från början. Men vi har upptäckt brister vi har gjort längs vägen. Vi har försökt korrigera det och nu tar vi ett större grepp med att införa nya styrdokument och systemstöd. Det måste vara lätt för våra chefer att göra rätt, säger han.
Enligt Magnus Nordström har inte chefer på Älvsbyns kommun haft det stöd som behövs för att upptäcka när inköp överstiger direktupphandlingsnivån på 615 312 kronor.
– Vi brister i internkontrollen. I dag kommer vi att införa, eller har redan infört, ett direktupphandlingssystem med färdiga mallar som kommer att skapa bättre förutsättningar för dem som gör inköpen.
På kommunstyrelsen den 14 december beslutades om en uppdaterad upphandlingspolicy med nya riktlinjer som ersätter den gamla inköpspolicyn som inte uppdaterats sedan 2007.
– Den är väldigt gammal och tyvärr är den inte anpassad till dagens lagstiftning eller våra andra styrdokument. Exempelvis delegationsordningen som kommunstyrelsen har. Där pratar man om helt olika nivåer på summor och hur upphandlingar ska gå till, säger Magnus Nordström.
Enligt den nya policyn ska alla inköp över 50 000 kronor kommuniceras med ekonomiavdelningens upphandlingsfunktion och genomföras digitalt i kommunens nya direktupphandlingsverktyg. Detta för att säkerställa enhetlig hantering av kommunens direktupphandlingar.
"Direktupphandlingar mellan 50 000 kronor och 100 000 kronor ska ske på affärsmässiga grunder och på ett objektivt sätt. Konkurrensutsättning bör alltid övervägas. Direktupphandlingar på 100 000 kronor eller mer bör konkurrensutsättas", står det i den nya upphandlingspolicyn.
Varför har ni inte inlett åtgärder tidigare med att åtgärda internkontrollen?
– Vi har en internkontroll, men den behöver utvecklas och bli bättre. Vi har haft en revisionsgranskning under 2020 som presenterades nu vid sista kommunstyrelsemötet. Där konstaterar man att vi behöver utveckla internkontrollen ordentligt. Det kommer vi göra under kommande år.
Utöver inköpen vi har granskat, hur många andra inköp har ni gjort som strider mot upphandlingslagstiftningen?
– Jag har inte koll på allt, men om vi skulle gå tillbaka till 2014 och gå igenom allting till i dag så är det naturligtvis så att det har begåtts misstag och fel. Så är det. Men vi kan inte påverka det som har varit. Vi kan bara påverka det som sker framåt.
Kommer vi se liknande fel framöver?
– Ja, det tror jag. Även om det ska vara lätt att göra rätt, och vi försöker hitta väl fungerande chefsstöd och införa systemstöd och annat, så är det mänskligt att fela. Ingen är fullkomlig. Naturligtvis kommer det att begås misstag även framgent. Det görs det överallt. Man kan inte garantera att allt kommer bli felfritt.
Kommer ni ta in fler konsulter utan att upphandla?
– Vi kommer säkert ta in via direktupphandling, men jag utgår från att vi kommer att ha så många ramavtal det bara går. Vi har fördelen att ha ett bra samarbete med Piteå kommun och får nyttja många av deras avtal. Det är väldigt bra.