När personakter ska väljas ut för gallring måste handläggaren tilldelas nödvändiga behörigheter för vilken sorts information denne kan se i systemet. I samband med gallringen i februari 2023 uppmärksammade handläggaren systemadministratören att denne inte hade nödvändig behörighet.
– Det är en form av systemfel. Vi har inte riktigt haft koll på hur det här ska göras kring arkivering, att man måste bocka i vissa behörigheter. Det är en kunskapsbrist som vi har åtgärdat nu och anmäler oss själva för det, säger Robert Cortinovis, socialchef.
Det visade sig att handläggare har saknat behörighet sedan 2020, och att behörigheten som saknats avser socialnämndens egna HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn. De handlingar som rör barn och ungdomar placerade i de verksamheterna har därför tagits bort utan att sparas fysiskt först.
– Det här gäller då barn som kommit fem år tidigare. Dokumentationen ska sparas i fem år och sedan gallras den om den inte ska sparas. Det här var oupptäckt 2020, 2021 och 2022, säger Robert Cortinovis.
Totalt har 26 personers personakter berörts där samtlig dokumentation som upprättats i HVB-hemmen förstörts. Enligt socialtjänstlagen undantas handlingar från gallring för barn som tagits emot i annat hem än det egna, som familjehem, hem för vård eller boende, eller stödboende. De ska istället bevaras. Det är en rättsssäkerhetsaspekt, men handlar också om sociala och psykologiska skäl. Det anses vara en mänsklig rättighet att kunna få kunskap om sin historia och bakgrund.
– Vi tycker det är jätteallvarligt. Vi ska följa arkiveringslagen och det har vi inte gjort i de här fallen. Det har inte någon direkt påverkan, men det blir en indirekt påverkan om personer i efterhand vill få ut den här informationen som vi haft, säger Robert Cortinovis.
För åtta personer handlar det om en kortare placeringsperiod, och för fem av dessa åtta har åldern dessutom skrivits upp till över 18 år efteråt. Det anses inte förmildra allvarlighetsgraden utan ses som ett allvarlig missförhållande enligt Lex Sarah.
– Det vi gör nu är att vi säkerställer att vi har rutiner så att det här inte sker i framtiden, säger Robert Cortinovis.
Uppföljning av åtgärderna planeras till september och december 2023.