En forskarstudie som genomförts globalt visar att pandemin lett till fler möten och större möten, det vill säga möten med fler deltagare, för löntagare med ett kontorsarbete. Visserligen visar studien att mötena generellt sett blivit kortare men i och med att de blivit fler till antalet har arbetsdagen blivit alltmer upphackad.
Många kan nog känna igen sig i det. Det har dessutom blivit allt lättare att boka in möten. Vi delar kalendrar med varandra vilket med de digitala mötenas intåg har gjort det möjligt att klämma in möten i alla luckor som finns. Ibland saknas det till och med andrum mellan mötena.
För många har den nya arbetssituationen blivit en anledning till utmattning, ohälsa och arbetsmiljöproblem. Något som en annan studie visat, drygt två tredjedelar av de tillfrågade, 64 procent, angav att möten är den största anledningen till utmattning eller stress.
Enligt Patrik Hall, professor i statsvetenskap vid Malmö universitet, så sitter svenska chefer i offentlig verksamhet minst halva sin arbetstid i möten. På högre nivå kan cheferna ägna hela arbetsveckan till möten. En del bokar in fejkmöten i sin kalender för att få tid för eget arbete.
Det här är inte unikt för offentlig verksamhet, det ser likadant ut inom privat sektor. Och det är inte heller något som enbart drabbar chefer utan medarbetare i lika hög grad.
Förstå mig rätt, möten med en tydlig agenda, förberedda och engagerade deltagare och med konkreta och kommunicerade beslut kan vara nödvändiga för att driva en verksamhet eller arbetsprocess framåt.
Problemet är att det många gånger inte ser ut så. Möten kan ofta bli ett egenvärde i sig. Ett sätt att skapa känslan av handling, sammanhang och tillhörighet. Möten blir en kultur, inte det verktyg det är för att lösa problem och fatta beslut.
Hur löser man det här då? Enligt Mats Alvesson, professor i ekonomi vid Lunds universitet, kan det vara så enkelt som att bara ställa frågor. Är det här mötet nödvändigt? Behöver jag delta? Vad är syftet med mötet? Vad ska det leda fram till?
Självklart lättare sagt än gjort. Men samtidigt fullständigt nödvändigt om det ska gå att åstadkomma en förändring.
För forskning visar vidare att om vi skulle kunna minska mötestid och mötesfrekvens så ökar produktiviteten. En studie som genomfördes under 2022 vid 76 företag visade att när mötesfrekvensen minskade med 40 procent så ökade produktiviteten bland de anställda med 71 procent.
I en annan studie som tillfrågade 182 högre chefer ansåg 71 procent att möten är ineffektiva och oproduktiva samtidigt som 65 procent ansåg att möten hindrade deras eget arbete och dessutom omöjliggör fokus och arbete som kräver mer tankeverksamhet samt att man förlorar tid för att sociala aktiviteter som för medarbetarna och teamet närmare.
Pendeln brukar gå mellan ytterligheterna, det går naturligtvis inte heller att förvänta sig att vi ska kunna genomföra verksamhet utan att träffas i mötessammanhang. Och som jag skrev tidigare, ett väl förberett möte, med ett tydligt syfte och agenda, engagerade och pålästa deltagare och tydliga och kommunicerade beslut är ett bra möte.
Problemet är att pendeln gått till ytterligheten åt andra hållet. Vi dränks av möten vilket blir ett arbetsmiljöproblem. Det måste få ett slut.